Las aerolíneas vuelan a 900 km/h. ¿Sus pagos también?
Por Patricio Sepúlveda
Cuando pensamos en innovación en aviación, solemos imaginar aviones más eficientes, nuevos motores, inteligencia artificial, mantenimiento predictivo, biometría, aeropuertos inteligentes y optimización de rutas. Sin embargo, detrás de cada vuelo existe otra operación crítica que rara vez ocupa titulares: pagar las cuentas.
Una aerolínea puede tener miles de proveedores. Combustible, tasas aeroportuarias, servicios de navegación aérea, handling, catering, mantenimiento, motores, repuestos, leasing, seguros, hoteles, tecnología, telecomunicaciones, sistemas de distribución, servicios profesionales, transporte terrestre y gastos de personal. Todo esto ocurre en distintos países, monedas, marcos legales y sistemas bancarios.
De un wire transfer a un clearing house
Las aerolíneas utilizan una amplia combinación de medios de pago: transferencias internacionales, ACH y EFT, tarjetas corporativas, purchasing cards, tarjetas virtuales, débito directo, cheques, cartas de crédito, garantías, escrow y financiamiento. A eso se suman los acuerdos comerciales con plazos de 30, 60 o 90 días.
En este contexto, los sistemas de compensación cumplen un papel fundamental. El servicio Simplified Invoicing and Settlement de IATA procesa más de 1,65 millones de facturas interlínea y de proveedores al año, por un valor cercano a US$83.000 millones. Participan más de 480 aerolíneas, 460 proveedores y miles de organizaciones.
La lógica de un clearing house es simple. Si una aerolínea debe pagar US$10 millones a distintos participantes, pero esos mismos participantes le deben US$7 millones, el sistema puede compensar ambas posiciones y liquidar solo US$3 millones. En vez de mover US$17 millones en operaciones brutas, se mueve el saldo neto. Eso reduce comisiones, exposición financiera y necesidades de caja.
Está apareciendo una nueva generación de pagos
Las tarjetas virtuales permiten emitir credenciales específicas para un proveedor o una operación, con montos máximos, monedas y periodos de validez definidos. También facilitan la conciliación automática, porque cada pago puede vincularse desde el origen con una factura o servicio concreto.
Los pagos de cuenta a cuenta, las transferencias instantáneas y el open banking están ampliando las opciones. IATA Pay, por ejemplo, permite que un pasajero pague directamente desde su cuenta bancaria, con una liquidación potencialmente más rápida y de menor costo para la aerolínea.
La conversación ya no debería limitarse a cómo cobran las aerolíneas. También debería incluir cómo pagan.
El verdadero desafío quizás no sea mover dinero. Será mover información
Antes de pagar una factura, la aerolínea debe comprobar que el servicio se prestó, que la cantidad coincide con la operación, que la tarifa corresponde al contrato, que existen las aprobaciones necesarias y que el gasto está vinculado al vuelo, aeropuerto o centro de costo correcto. También debe detectar duplicados.
Una factura de handling puede incluir servicios prestados a miles de vuelos en decenas de aeropuertos. Validarla manualmente consume tiempo, multiplica los puntos de revisión y aumenta la probabilidad de errores.
La inteligencia artificial puede llegar también a Accounts Payable
Un sistema con inteligencia artificial puede recibir una factura, compararla con el contrato y con la operación efectivamente realizada, detectar diferencias, duplicados o anomalías, asignar el centro de costo y preparar el pago. Los equipos humanos pueden concentrarse entonces en las excepciones, en vez de revisar cada documento de la misma manera.
El estándar Supplier to Airline e-Invoicing de IATA apunta en esa dirección. Su objetivo es facilitar facturas estructuradas y legibles por máquinas entre aerolíneas y proveedores como aeropuertos, servicios de navegación aérea, empresas de handling, ingeniería y catering. Sin datos estructurados es difícil automatizar. Con datos estructurados podemos comenzar a pensar en inteligencia.
Cada dólar que no está volando también importa
Las aerolíneas operan con márgenes estrechos. Por eso analizan el consumo de combustible, las rutas, los factores de ocupación, los tiempos de escala y los contratos. Esa misma disciplina puede aplicarse al costo de procesar pagos, las comisiones por transferencias internacionales, el capital inmovilizado, las horas de conciliación, la tasa de errores y los ahorros que genera la automatización.
Una eficiencia pequeña, multiplicada por millones de transacciones, deja de ser pequeña.
La próxima eficiencia puede estar en tierra
Durante décadas, la aviación ha optimizado el vuelo. Hoy las aerolíneas gestionan flotas en tiempo real, ajustan precios de forma instantánea, anticipan fallas de componentes y conectan pasajeros mediante algoritmos. El siguiente paso es aplicar esa misma inteligencia a la cadena financiera.
Detrás de cada despegue existe una red invisible de proveedores, contratos, facturas y pagos. La próxima gran eficiencia de la industria puede aparecer cuando el dinero se mueva con la misma velocidad, inteligencia y precisión que sus aviones.